Datenschutzerklärung

DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR BEWERBER*INNEN

1. Überblick und verantwortliche Stelle
Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Tätigkeit bei Valora Schweiz AG oder Valora Management AG (nachfolgend «Valora» oder «wir»). Im Rahmen Ihrer Bewerbung nutzen wir das Bewerbungsmanagement-Tool Abacus Umantis AG (nachfolgend «Umantis»). Ihre Datenschutzrechte sind uns wichtig. Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung informieren.

Verantwortliche Stellen im datenschutzrechtlichen Sinne für die jeweilige Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten sind Valora Schweiz AG Hofackerstrasse 40, 4132 Muttenz, Schweiz und Valora Management AG, Hofackerstrasse 40, 4132 Muttenz, Schweiz

2. Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten
Während des Bewerbungsverfahrens werden Bewerberstammdaten (wie Anrede, Namen, Vornamen, Geburtsdatum, Anschrift), Bewerbungsdaten (wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufs- Aus- und Weiterbildungsabschlüsse), Kommunikationsdaten (wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IP-Adresse) und sonstige personenbezogene Daten, die Sie uns freiwillig übermitteln, erfasst. Die Angaben über Ihre personenbezogenen Daten müssen wahrheitsgemäss, richtig und aktuell sein.

Soweit Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig besonders schützenswerte personenbezogenen Daten (z.B. Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, religiöse oder gewerkschaftliche Ansichten) mitteilen, erfolgt deren Verarbeitung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Soweit wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besonders schützenswerte personenbezogenen Daten bei Ihnen anfragen, erfolgt deren Verarbeitung auf Grundlage von überwiegendem öffentlichem Interesse (z.B. Gesundheitsdaten, wenn diese für die Berufsausübung erforderlich sind).

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Ihrer Einwilligung, sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit per E-Mail widerrufbar. Die Nichterteilung der Einwilligung hat keine Auswirkungen auf das laufende Bewerbungsverfahren.

Zur optimalen Stellenbesetzung und zur Förderung und Entwicklung unserer Kompetenzen, ist die Durchführung eines Bewerbungsverfahrens und die Verarbeitung der damit im Zusammenhang stehenden personenbezogenen Daten von Ihnen als Bewerber erforderlich. Die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten werden ausschliesslich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, nämlich zur Kontaktaufnahme, Korrespondenz, Beurteilung der fachlichen/persönlichen Eignung und letztlich dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Wie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens mit Ihren personenbezogenen Daten verfahren wird, können Sie Ziffer 7 entnehmen. Bei Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses wird die private E-Mailadresse zur internen Kommunikation (z.B. für den Versand des Arbeitsvertrages, Datenschutzerklärung oder anderen Formularen und Merkblättern in Zusammenhang mit dem Arbeitsvertrag) erfasst.

In anonymisierter Form können gewisse personenbezogene Daten für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.

3. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten intern beim Verantwortlichen an die zuständigen Personen, die für die Durchführung des Bewerbungsprozesses zuständig sind. Dies sind der zuständige Mitarbeiter der Personalabteilung sowie der unmittelbare Vorgesetzte. Zu diesem Zweck kann es erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen (in Deutschland oder in der Schweiz) übermitteln, wenn der Vorgesetzte bei dem betreffenden verbundenen Unternehmen beschäftigt ist. In solchen Fällen erfolgt die Übermittlung basierend auf unseren überwiegenden Interessen an der Datenverarbeitung sowie zur ordnungsgemässen Durchführung des Bewerbungsprozesses für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben.

Extern übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an unseren Auftragsverarbeiter Abacus Umantis AG (Schweiz).

Sofern Sie sich über Whatsapp bei uns bewerben, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an unseren Auftragsverarbeiter PitchYou GmbH (Deutschland) sowie der Meta Platforms Ireland Ltd. (Irland) (Anbieter von Whatsapp). Die Datenübermittlung basiert auf unseren überwiegenden Interessen zum Zweck der Bereitstellung vielfältiger und komfortabler Bewerbungskanäle. Bei der Nutzung von Whatsapp ist es möglich, dass Ihre Daten in die USA übermittelt werden. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Wir behalten uns im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung vor, Informationen über Sie offen zu legen, wenn die Herausgabe von rechtmäßig handelnden Behörden oder Strafverfolgungsorganen von uns verlangt wird.

4. Datentransfer ins Ausland
Eine Datenübermittlung in Länder innerhalb der Europäischen Union findet wie in Ziffer 3 beschrieben statt. Ihre Daten können an Stellen außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) übermittelt werden, sofern Sie sich über Whatsapp bei uns bewerben (Übermittlung in die USA).



5. Datensicherheit
Valora und Umantis haben die notwendigen organisatorischen und technischen Massnahmen implementiert, um die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen. Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Personalabteilung, welche für Ihre Bewerbung zuständig sind, wie auch unseres Software-Partners Umantis sind im Rahmen ihres arbeitsvertraglichen Beschäftigungsverhältnisses zur Verschwiegenheit über personenbezogene Daten verpflichtet.

Dank einer automatisch aktivierten zeitaktuellen Verschlüsselung ist für eine sichere Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten gesorgt. Bei der Datenverarbeitung werden die allgemeinen Standards zur Datensicherheit gemäss aktuellem Stand der Technik berücksichtigt.

6. Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten

Sie haben folgende Rechte, die Sie in Anspruch nehmen können:
Das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.
Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich darauf hin, dass wir uns, wie gesetzlich gefordert, eine entsprechende Identifikation vorbehalten und ggf. auch weitere Maßnahmen zur eindeutigen Überprüfung der Identität vornehmen.

Recht auf Auskunft:
Wenn Sie eine Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten wünschen, so bitten wir Sie, uns dieses in Textform mitzuteilen. Aus Sicherheitsgründen und aufgrund von Regularien ist es möglich, dass wir gewisse Daten pseudonymisieren.

Recht auf Berichtigung:
Sollten Sie feststellen oder der Meinung sein, dass unrichtige Informationen von Ihnen verarbeitet worden sind, so können Sie uns darüber in Textform informieren. Wir werden den Sachverhalt prüfen und ggf. die Daten entsprechend berichtigen.

Recht auf Löschung:
Sollten Sie die Löschung Ihrer Daten wünschen, so teilen Sie uns diesen Wunsch bitte in Textform mit. Wir werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben Ihr Anliegen prüfen und entsprechend löschen.

Wir weisen aber bereits an dieser Stelle darauf hin, dass wir verpflichtet sind, aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen festgelegte Daten auch länger zu speichern, so gilt z.B. eine Aufbewahrungsfrist für buchhalterische Unterlagen von derzeit 10 Jahren.

Des Weiteren weisen wir daraufhin, dass wir Ihre Daten zwar umgehend sperren, es aufgrund von technischen Einschränkungen aber einige Tage dauern kann, bis wir die Daten endgültig gelöscht haben.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:
Sie haben das Recht, die Verarbeitung von Daten einzuschränken. Dazu teilen Sie uns bitte die aus Ihrer Sicht betroffenen Datenkategorien und die Begründung für Ihr Ersuchen in Textform mit. Wir werden den Sachverhalt umgehend prüfen und Sie über das Ergebnis informieren.

Recht auf Datenübertragbarkeit:
Bitte teilen Sie uns in Textform mit, welche Daten Sie an wen übertragen möchten. Wir werden Ihr Ersuchen umgehend prüfen und Sie über das Ergebnis informieren.

Widerspruchs- und Widerrufsrecht:
Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zu bestimmten Datenverarbeitungen gegeben haben, z. B. längere Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen, so haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung – auch in Teilen – zu widerrufen. Bitte teilen Sie uns diesen Widerruf in Textform mit.

Sollte die Verarbeitung der Daten auf Basis einer Interessensabwägung erfolgen, so haben Sie auch hier das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder es sich um Direktwerbung handelt.

Rein informatorisch - bei Direktwerbung, haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, ohne dass Angaben zur besonderen Situation nötig sind. Bitte teilen Sie uns hierzu Ihren Widerspruch in Textform mit.

Beschwerderecht:
Falls Sie mit unserer Arbeit in Zusammenhang mit dem Datenschutz unzufrieden sind, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde EDÖB (Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte zu beschweren.

Im Übrigen können Sie sich für Ihre Rechte und Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz an Valora Schweiz AG, Hofackerstrasse 40, 4132 Muttenz, Schweiz und Valora Schweiz Management AG, Hofackerstrasse 40, 4132 Muttenz, Schweiz, Datenschutzbeauftragte Dila Comak oder dataprivacy@valora.com wenden


7. Speicherung und Löschung der personenbezogenen Daten im Einzelnen

Treten Sie eine Arbeitsstelle bei Valora an, werden Ihre personenbezogenen Daten, oder allenfalls ein Auszug davon, zu Ihrer dortigen Personalakte gelegt.

Wenn Sie sich beworben haben, jedoch einen ablehnenden Bescheid erhalten haben, wird mit Ihren personenbezogenen Daten wie folgt verfahren:

Basierend auf Ihrer Auswahl im Rahmen der Registrierung werden

  • Ihre Angaben noch rund sechs (6) Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert und danach unwiderruflich gelöscht (Profil und Bewerbung), wobei keine gesonderte Mitteilung über die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt; oder
  • Ihre personenbezogenen Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert und wir können Ihre Bewerbung gegebenenfalls für weitere zu Ihrem Bewerberprofil passende Stellen berücksichtigen und Sie kontaktieren. Die Datenverarbeitung erfolgt in diesem Fall basierend auf Ihrer Einwilligung, welche Sie uns mittels Ihrer Auswahl erteilen. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr daran interessiert sein, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die getätigte Auswahl in Ihrem Bewerberportal anzupassen.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Für das Bewerberauswahlverfahren nutzen wir keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist. Eine automatisierte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit dem Ziel bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten, findet bei uns nicht statt.

9. Änderung der Datenschutzerklärung
Wir überprüfen unsere Datenschutzerklärung regelmässig und können sie jederzeit ändern. Die Änderungen unserer Datenschutzerklärung werden wir Ihnen in angemessener Weise mitteilen.

10. Weitere Informationen
Weitere Informationen darüber, wie Valora personenbezogene Daten bearbeitet, die im Rahmen Ihres Besuchs auf einer unserer Webseiten erhoben werden, finden Sie in der Datenschutzerklärung von Valora unter https://www.valora.com/de/datenschutz/.

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Zuletzt geändert im Mai 2024